Gids voor outsourcing voor eigenaren van kleine bedrijven

Bron

Als je op mij lijkt, ben je een drukke ondernemer die zo opgaat in haar taken dat ze vaak vergeet te eten, laat staan op vakantie te gaan. Hoewel ik de afgelopen jaren heb geprobeerd hier beter in te worden, ben ik er nog steeds erg slecht in om kleine zakelijke taken niet uit te besteden, en in plaats daarvan alle dingen op mij te nemen en ze zelf te doen.

Maar zoals ik er keer op keer aan werd herinnerd, ben ik geen Superwoman. De realiteit is dat we niet alles kunnen doen, en dat moeten we ook niet proberen, want als we dat wel doen, is dat de snelste weg naar een burn-out voor ondernemers. Niemand wil dat.

Ik zeker niet!

Laten we het dus hebben over outsourcing voor eigenaren van kleine bedrijven. Hoewel uitbesteden en delegeren eng kan voelen, hoeft dat niet zo te zijn.

Om wat real-world perspectieven op outsourcing te krijgen, ging ik rechtstreeks naar de experts – ondernemers zoals jij en ik – voor hun beste tips om het los te laten.

Hoe weet u wanneer het tijd is om uit te besteden?

U denkt misschien dat de beste tijd om uit te besteden is wanneer:

• Je hebt geld genoeg
• Je hebt meer werk dan je weet wat je ermee moet doen en/of
• Je kunt niet meer klanten aannemen omdat je agenda overvol is

Maar misschien is het beter om meteen uit te besteden! Hoe eerder hoe beter.

Afbeelding met dank aan Anton Giuroiu

Anton Giuroiu, oprichter van Homesthetics.net, raadt aan om elke taak uit te besteden die uw vermogen in gevaar brengt om de dingen te doen die alleen u onmiddellijk kunt doen. "Als boekhoud- en boekhoudtaken me kostbare tijd beroven die ik had kunnen besteden aan het nemen van beslissingen, dan is het tijd om die taak uit te besteden of te delegeren", zegt hij.

U moet niet wachten met het uitbesteden van kleine zakelijke taken die de mentale bandbreedte in beslag nemen die u nodig heeft voor het grotere geheel. Anders gezegd, hoe eerder u begint met uitbesteden en delegeren, hoe eerder u zich kunt concentreren op de ideeën en actiepunten die uw bedrijf kunnen helpen groeien en op de lange termijn meer inkomsten kunnen genereren.

Ravi Davda, CEO van Rockstar Marketing is het met Giuroiu eens. "Ik heb een simpele regel: besteed alles uit dat $ 10 of minder kost. Of dat nu gaat om opruimen, beheer van sociale media, administratief werk of iets anders. Dit is een geweldige plek om te beginnen. Voor deze prijs kun je geweldige VA's krijgen. Verhoog dit vervolgens naar $ 15 of $ 20. Voor mij is het beste moment om uit te besteden direct, hoe angstaanjagend dit ook klinkt. De voordelen zijn het waard', zegt hij.

U wilt misschien ook niet wachten tot u “voldoende” kapitaal heeft.

Aseem Kishore, oprichter van Help Desk Geek, zegt dat de beste tijd om uit te besteden eigenlijk is wanneer je financiële problemen hebt. De reden? Het is een meer economische manier om bedrijfsactiviteiten af te handelen. Kishore legt uit dat managers en executives vaak te veel op hun bord hebben en wanneer ze bepaalde taken kunnen uitbesteden, kunnen ze de werkdruk verlichten.

Denk er eens over na: als u $ 50 per uur verdient en u de minder arbeidsintensieve taken kunt delegeren tegen zelfs maar de helft van dat uurtarief, kunt u die tijd terugnemen en meer geld verdienen voor uw bedrijf.

Volgens Christopher Pappas van eLearning Industry Inc. is de reden dat u zo snel mogelijk moet beginnen met outsourcing en delegeren, dat het even kan duren voordat u de hulp vindt die u nodig hebt.

“Het kost tijd om de juiste verkoper of werknemers voor uw behoeften te vinden, dus weersta de drang om de eerste persoon in dienst te nemen met wie u spreekt. Zelfs als ze de beste optie blijken te zijn, vergelijk en contrasteer hun sterke punten met die van andere providers. Kijk ook eens rond op outsourcingwebsites”, zegt hij. “Kies een bedrijf dat gespecialiseerd is in precies wat u nodig heeft; u wilt dat hun sterke punten overeenkomen met uw doelstellingen. Bij de beslissing met wie u een zakelijke relatie aangaat, moet u rekening houden met tal van factoren. Natuurlijk zal een redelijke prijs je beslissing beïnvloeden, maar dat is niet de enige overweging.”

Foto met dank aan Eden Cheng

Eden Cheng van PeopleFinderFree zegt dat het eerste wat je moet doen als je overweegt te delegeren, is om te bepalen of de taak moet worden gedelegeerd, geautomatiseerd of geëlimineerd. “Anders voegt u alleen maar meer kosten toe aan uw bedrijf en verspilt u uw zuurverdiende geld. Als je bijvoorbeeld posts op sociale media moet afhandelen, kun je altijd een tool als Hootsuite gebruiken om je posts op sociale media van tevoren te plannen”, zegt ze. "Of als het iets is dat zonder veel gevolgen kan worden geëlimineerd, zoals wekelijkse klantrapporten, dan hoeft u niet te proberen de taak te delegeren."

Gerelateerd: Kapitaalopties voor eenmanszaken

Hoe te bepalen welke taken moeten worden gedelegeerd Foto met dank aan Jonathan Tian

Jonathan Tian van Mobitrix zegt dat de beste taken om te delegeren de taken zijn die geen verband houden met uw kernactiviteiten, maar die veel van uw tijd in beslag nemen.

“Een kleinhandelsbedrijf dat in huishoudelijke artikelen handelt, kan bijvoorbeeld het onderhoud van back-ups van gegevens, de boekhouding en belastingaangifte uitbesteden. Deze taken zijn vaak het meest geschikt voor professionals, en het inhuren van een in-house kan erg duur zijn”, zegt hij. “Zelf uitvoeren kan ook de groei van uw bedrijf beperken, vandaar de noodzaak om uit te besteden. Ze kunnen waardevolle middelen in beslag nemen die u ook kunt gebruiken om het bedrijf te laten groeien.”

Er zijn zoveel taken die u aan iemand anders kunt delegeren. Hier is een lijst met taken om uitbesteding te overwegen:

• Belastingen en/of boekhouding
• Transcriptie
• Hulp bij media en publiciteit
  • Hulp om op podcasts te komen/podcastgasten te vinden
  • Persberichten schrijven en/of indienen bij de media
  • Audio- en videobewerking
• Copywriting
  • Websites
  • Blogs
  • Nieuwsbrieven en meer
• Sociale media
• Facturering/crediteuren/debiteuren
• IT-hulp/probleemoplossing/netwerken
• Virtuele receptioniste
• Afspraken instellen en/of agendabeheer
• Evenement planning
• Voorraadbeheer
• Persoonlijk winkelen
• Onderzoek
• Rapporten schrijven
• Grafische vormgeving

Dit is verre van een volledige lijst, maar het zou u aan het denken moeten zetten over de mogelijkheden.

Aan de andere kant zijn er een paar taken die u niet moet uitbesteden. Volgens Vaibhav Kakkar, CEO van Digital Web Solutions: "Alle onderdelen van uw bedrijf die direct van invloed zijn op klanten, mogen niet worden uitbesteed. Hoewel sommige bedrijven het goed doen door leveranciers in te huren voor klantenservice of verkoop, is het een riskante onderneming die kleine bedrijven of bedrijven in transitie zich niet kunnen veroorloven.”

Foto met dank aan Carter Seuthe

Carter Seuthe, CEO van Credit Summit, onderschrijft dit en voegt eraan toe: “Als de taak die u uitbesteedt een impact kan hebben op uw reputatie en er gaat iets mis, dan komt u in een moeilijke positie terecht. Daarom besteed ik het liefst alleen het meest routinematige, basale werk op de achtergrond uit.”

Hun advies voor dit soort taken is om een personeelslid in te huren in plaats van een virtuele assistent of onafhankelijke contractant.

Dit zal niet slechts een van de vele dingen zijn die ze doen. In plaats daarvan zullen ze een groter gevestigd belang hebben bij het tevreden houden van de klanten en hun werkgever.

Hoe betrouwbare hulp bij outsourcing te vinden?

Als je eenmaal klaar bent om eindelijk de grip op je takenlijst los te laten, is de volgende logische stap bepalen waar je hulp kunt vinden.

Persoonlijk, toen ik voor het eerst op zoek was naar outsourcing en het delegeren van aspecten van mijn contentcreatie-activiteiten, ging ik naar Upwork en Fiverr op aanbeveling van ondernemers met wie ik het brein achter en met wie ik netwerk. Soms kan het even duren om op deze manier hulp te zoeken, maar ik heb redelijk veel geluk gehad met het vinden van de mensen die ik nodig heb wanneer ik ze nodig heb.

Ik heb gemerkt dat veel mensen graag willen werken, vooral te midden van de pandemie, omdat ze de vrijheid willen hebben om thuis te blijven.

Heather Welch van Ukelele Tabs zegt dat ze ook de voorkeur geeft aan freelanceplatforms zoals Upwork, omdat mensen die op zoek zijn naar werk vaak portfolio's online hebben. "Op deze manier kan ik eerder werk zien en een beter idee krijgen van wat ik kan verwachten als ik besluit om met een specifieke freelancer te werken."

Voor Dalila Rodriguez, die een public relations-bedrijf runt, zoekt ze naar talent op LinkedIn, terwijl het bekend is dat Shane en Jocelyn Sams van Flipped Lifestyle en veel online ondernemers zoals zij hun kansen voor onafhankelijke contractanten op Facebook plaatsen.

De sleutel tot het gebruik van sociale media om hulp te vinden, is om grondige functiebeschrijvingen en een langdurig doorlichtingsproces te hebben, maar dit proces werkt en kan behoorlijke resultaten opleveren.

Pro-tip: als je een freelanceplatform wilt gebruiken, blijf dan bij slechts één

Hutch Ashoo, die Pillar Wealth Management beheert, zegt dat als je ervoor kiest om een website zoals Upwork, Freelancer.com of People Per Hour te gebruiken, je er maar één van wilt gebruiken. "Het gebruik van veel sites kan dingen (dwz contracten, taken, de mensen waarmee je werkt) moeilijker te onderhouden maken, maar als je er maar één gebruikt, is het eenvoudig om al je taken vanaf één locatie te beheren."

Melissa Smith, oprichter en CEO van The Association of Virtual Assistants zegt: "Zoek naar talent op LinkedIn, in uw peergroups en waar de persoon waarschijnlijk tijd online zou doorbrengen. Als je bijvoorbeeld hulp wilt bij je Instagram [profiel], is het logisch dat de virtuele assistent veel tijd aan IG besteedt."

Pro-tip: als je moeite hebt om zelf hulp te vinden, overweeg dan een bureau

Sommige ondernemers gebruiken bureaus om virtuele assistenten en aannemers te vinden die ze per uur of zelfs per taak kunnen inhuren, en er zijn honderden bureaus om uit te kiezen. Dus, hoe kies je?

Het komt neer op een paar basisvragen:

• Wat is hun reputatie?
  • Kun je eerdere klanten spreken / hebben ze getuigenissen of beoordelingen?
• Hoe is hun slagingspercentage?
• Wat is de vergoeding?
  • Hoeveel van de vergoeding gaat daadwerkelijk naar de persoon die het werk doet?
• Waar is het agentschap gevestigd? (Sommige bedrijven werken liever alleen met agentschappen in de VS, terwijl anderen alleen hulp in andere landen willen inhuren.)
• Kent u persoonlijk iemand die gebruik heeft gemaakt van het bureau? Zo ja, hoe was hun ervaring?
• Hoe werken de contracten?
• Hoe ziet de exit-strategie eruit?
  • Wat gebeurt er als je klaar bent om verder te gaan/de hulp los te laten?

Kortom: ongeacht hoe u virtuele assistenten en/of onafhankelijke contractanten vindt voor het uitbesteden en delegeren van taken, doe uw huiswerk. Huur niet zomaar de eerste persoon in tegen het tarief dat u zoekt.

Als je eenmaal iemand hebt gevonden om mee samen te werken, is de volgende vraag hoe je taken aan hen kunt delegeren.

Gerelateerd: 5 delegatietactieken voor eigenaren van kleine bedrijven

Hoe u uw taken kunt delegeren? Foto met dank aan Malte Scholz

Malte Scholz, CEO en CPO van Airfocus, zegt dat de sleutel bij outsourcing en delegeren is om ervoor te zorgen dat de taken die u toewijst "eenvoudig en gemakkelijk uit te voeren zijn zonder constant toezicht. U wilt dat [mensen] onafhankelijk zijn en u tijd besparen. Als je alles moet uitleggen, heb je er niet echt profijt van.”

Nick Chernets, SEO of Data for SEO sluit zich hierbij aan en voegt toe: “Een van de meest voorkomende problemen bij outsourcing is het gebrek aan begrip dat tot meerdere fouten leidt. In plaats van tijd te besparen, loop je het risico uren te besteden aan het uitleggen van de taak aan de freelancer. Daarom moet je van tevoren gedetailleerde richtlijnen opstellen en ervoor zorgen dat ze gemakkelijk te volgen zijn.”

Een van de beste adviezen die ik persoonlijk ooit heb gehoord voor het geven van grondige instructies aan een freelancer, is om jezelf te filmen terwijl je de taak uitvoert en vervolgens de stappen op te schrijven die je hebt genomen.

Op deze manier heeft uw onafhankelijke contractant zowel visuele als schriftelijke aanwijzingen om de taak zelf te voltooien.

Het is ook belangrijk om te voorkomen dat u te vaak teruggaat en het werk dubbel controleert. Micromanagen kost te veel tijd en kan er zelfs toe leiden dat uw assistent meer fouten maakt dan wanneer u de persoon in staat hebt gesteld de taak zelf uit te voeren.

Volgende stappen voor outsourcing voor eigenaren van kleine bedrijven

Hopelijk heeft dit bericht je geïnspireerd om te gaan kijken naar de taken die je dagelijks doet en een aantal ervan te delegeren. Het kan eng zijn om de dingen die je normaal doet uit handen te geven, maar het belangrijkste om te onthouden is dat je de controle niet opgeeft. U neemt in feite de controle terug over uw tijd, uw energie en uw vermogen om uw bedrijf uit te breiden.

Neem de tijd en begin echt na te denken over alles wat je op een dag doet. Ga dan terug door de lijst en zet een ster bij de dingen die alleen jij kunt doen. Ik wed dat je verrast zult zijn hoeveel taken daadwerkelijk door iemand anders kunnen worden gedaan.

Vervolgens daag ik je uit om slechts één taak uit te besteden. Begin klein. Voor je het weet ben je een outsourcingexpert. Wie weet wat je kunt maken met alle tijd die je vrijmaakt!

De post Gids voor outsourcing voor eigenaren van kleine bedrijven verscheen eerst op GoDaddy Blog.